Una de las claves dentro de cualquier empresa es el control de la gestión del negocio. Toda empresa tiene un área exclusivamente dedicada al control de gestión.
En esta área generalmente se analiza la performance del negocio, se plantea un presupuesto estimando las actividades próximas de la empresa, el costo de cada actividad, y los ingresos potenciales que podría generar. Finalmente se toman esos presupuestos, y se analiza contra la realidad, para ver los desvíos, analizar las causas, y corregirlas para el próximo período.
Y al imaginar escenarios futuros de forma metódica y organizada tomamos en cuenta situaciones que generalmente no contemplamos en un inicio. Eso nos permite desde el vamos, tomar decisiones anticipadas.
Pero ningún escenario se puede analizar bien, o proyectar adecuadamente, si no registramos todas y cada una de las operaciones de nuestro negocio.
Cada gasto, cada ingreso, cada pago, o cada cobro, deben estar adecuadamente registrados y organizados porque generan decisiones de negocio.
Sin información es cómo manejar un auto sin indicadores, creés que venís bien, y te quedaste sin nafta en el medio de la nada.
O un avión sin tablero, y mientras más alto vueles, más dependés de los indicadores para mantener el avión en el aire, porque ante tanta información, más difícil es conocer realmente el rendimiento de nuestro negocio.
Necesitamos información porque nos ayuda a definir que producto fabricar, en que cantidad, que precio fijar, a quién venderlo, cómo venderlo, y en definitiva, ver si lo que estamos haciendo nos genera o puede llegar a generarnos un beneficio suficiente que nos aliente a seguir con el proyecto.
Y el primer paso es crear el hábito del registro, cada factura o ticket de compra se deben guardar de forma ordenada, y registrar en un sistema. Separar todos estos tickets en una carpeta independiente, y a medida que vayamos registrando las operaciones en el sistema, marcar en el ticket que éste fue registrado.
Si estamos desarrollando un producto y es una inversión de única vez, no va a ser igual a si es un gasto de producción recurrente y variable, cómo los insumos, o un gasto para comercializar nuestro productos, y lo asignamos al canal de venta correspondiente para conocer el costo que nos genera comercializar de distintas formas. También puede ser un gasto fijo, no relacionado a un producto o una forma de comercializar, lo que se debería categorizar cómo un gasto administrativo.
Si estamos generando ventas constantes, pero nos generan pérdida, ¿queremos realmente seguir en un negocio que nos genera pérdida, sin cambiar nada?
El registro y análisis de la información que vayamos generando, no nos va a decir cómo hacer para que nuestro negocio nos dé ganancias, pero al menos nos va a decir cuando nuestro negocio NO está dando ganancias. Mientras antes lo sepamos, más a tiempo vamos a estar de cambiar, para encontrar nuestro modelo de negocio que nos sea rentable, útil, y alineado a nuestros objetivos.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si registro sólo las ventas?
Vas a ver cuánto facturaste, pero no si realmente ganaste plata. Para entender el negocio necesitás también compras, gastos, cobros y pagos.
¿Cada cuánto conviene hacer el registro?
Si tenés muchas operaciones, idealmente todos los días. Si el movimiento es bajo, como mínimo hacelo una vez por semana para que no se te acumulen errores.
¿Cómo separo los gastos del negocio de los personales?
Usá una cuenta y una caja separadas, y anotá cada salida con su motivo. Si mezclás ambas cosas, después no podés saber cuánto ganó de verdad tu pyme.
¿Sirve registrar aunque todavía venda poco?
Sí, incluso más. Cuando el negocio recién arranca, el registro te ayuda a detectar rápido qué funciona, qué no y qué precio necesitás para no trabajar a pérdida.
¿Qué hago si vendo por redes y también en local?
Registrá cada canal por separado. Así podés comparar qué te deja más margen, qué costos tiene cada uno y dónde te conviene poner más energía.
